Datenschutzerklärung

1. Verantwortlichkeit für die Verarbeitung

Für Plattformadministration, Sicherheit und eigene geschäftliche Kommunikation verarbeitet Flowbit personenbezogene Daten als Verantwortlicher, soweit Flowbit die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmt.

Nutzt eine vertragsschließende Organisation FlowBit zur Verarbeitung ihrer Geschäftsdokumente und zugehörigen Daten, bestimmt grundsätzlich diese Organisation die Verarbeitungszwecke und Flowbit handelt nach ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter. Fragen zum Inhalt von Kundendokumenten sollten daher in der Regel an die Organisation gerichtet werden, die diese bereitgestellt oder hochgeladen hat.

2. Datenkategorien

• Konto- und Zugangsdaten wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle, Authentifizierungsdaten und Passkey-Informationen.
• Technische und sicherheitsbezogene Daten wie Sitzungskennungen, IP-Adresse, Browser- oder Geräteinformationen und Sicherheitsereignisse.
• Geschäftsdokumente und deren Inhalte, einschließlich Kontakt-, Rechnungs-, Zahlungs-, Buchhaltungs- und Stammdaten.
• Workflow-Daten wie extrahierte Werte, Prüfentscheidungen, Kommentare, Freigaben, Audit-Historie und Exportstatus.
• Integrationsdaten wie Postfach-, Nachrichten- und Anlagenmetadaten, Integrationskennungen und Autorisierungstoken.
• Support- und Kommunikationsdaten, die bei Kontaktaufnahme mit Flowbit oder beim Versand über konfigurierte Integrationen bereitgestellt werden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Flowbit verarbeitet personenbezogene Daten, um den Dienst bereitzustellen und zu verwalten, Nutzer zu authentifizieren, Dokumente zu verarbeiten, gewünschte Integrationen zu betreiben, Sicherheit zu gewährleisten, Fehler zu beheben, Support zu leisten und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Soweit Flowbit Verantwortlicher ist, erfolgt die Verarbeitung je nach Fall zur Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie aufgrund berechtigter Interessen an einem sicheren und zuverlässigen Geschäftsdienst und am Schutz von Systemen und Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Einwilligung wird nur verwendet, wenn sie ausdrücklich angefordert wird, und kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit Flowbit als Auftragsverarbeiter handelt, ist die vertragsschließende Organisation für die Bestimmung der anwendbaren Rechtsgrundlage verantwortlich.

4. Dienstleister und Empfänger

Flowbit setzt sorgfältig ausgewählte Dienstleister für Hosting, Datenbanken, Dokumentenspeicherung, Authentifizierung, E-Mail- und Geschäftsintegrationen, automatisierte Dokumentenanalyse und technischen Support ein. Daten werden nur offengelegt, soweit dies für die angeforderte Leistung, aufgrund einer Vereinbarung oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist.

Daten können außerdem an eine von der vertragsschließenden Organisation ausgewählte Integration übermittelt werden, beispielsweise an ein E-Mail-, Buchhaltungs- oder Unternehmenssystem. Weitere Informationen zu relevanten Auftragsverarbeitern sind auf Anfrage erhältlich.

5. Internationale Übermittlungen

Verarbeitet ein Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, verwendet Flowbit einen anwendbaren rechtlichen Übermittlungsmechanismus, etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln, sowie erforderlichenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen.

6. Speicherdauer

Konto-, Dokument-, Workflow- und Integrationsdaten werden für die zur Erbringung der vereinbarten Leistung erforderliche Dauer und nach den Weisungen der vertragsschließenden Organisation gespeichert. Technische Aufzeichnungen werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Sicherheit, Betrieb und Fehlerbehebung angemessen erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, zur Streitbeilegung oder zur Begründung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Daten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn Zweck und Aufbewahrungsanforderungen entfallen.

7. Cookies und Browserspeicher

Die Plattform verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Browserspeicher für Anmeldung, Sitzungssicherheit, Integrationsautorisierung und vom Nutzer angeforderte Oberflächenfunktionen. Diese Technologien sind für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich. Die Anwendung verwendet keine Werbe-Cookies oder Marketing-Tracker.

8. Automatisierte Verarbeitung

Die Plattform kann automatisierte und KI-gestützte Funktionen zur Klassifizierung von Dokumenten, Extraktion von Informationen und Empfehlung von Zuordnungen einsetzen. Diese Ergebnisse können von autorisierten Nutzern geprüft und korrigiert werden. Flowbit verwendet diese Funktionen nicht, um ausschließlich automatisierte Entscheidungen über Personen zu treffen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen entfalten.

9. Sicherheit

Flowbit setzt dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Zugriffskontrollen, Authentifizierung, verschlüsselte Übertragung, Schutz von Integrationszugängen, Protokollierung und Maßnahmen für Verfügbarkeit und Wiederherstellung. Der Zugriff ist auf autorisierte Personen und erforderliche Dienstleister beschränkt.

10. Ihre Rechte

Betroffene Personen können nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen widersprechen. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Verarbeitet Flowbit Daten ausschließlich im Auftrag einer vertragsschließenden Organisation, unterstützt Flowbit diese Organisation bei der Bearbeitung von Anfragen. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen zu Verarbeitungen, für die Flowbit verantwortlich ist, können an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@flowbitai.com gesendet werden.

11. Änderungen

Diese Erklärung kann aktualisiert werden, wenn sich der Dienst, die Verarbeitungstätigkeiten oder rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht.